Automatyzacje w IC Project: Jak oszczędzać czas i usprawnić pracę zespołu?

Z przyjemnością przedstawiamy zaktualizowany moduł Automatyzacji w IC Project. To potężne narzędzie, które pozwala zautomatyzować powtarzalne czynności i znacząco przyspieszyć pracę Twojego zespołu.

Zapomnij o ręcznym tworzeniu tych samych zadań czy wysyłaniu powiadomień. Od teraz system może zrobić to za Ciebie! W tym przewodniku krok po kroku pokażemy Ci, jak w prosty sposób skonfigurować swoje pierwsze automatyzacje.

Gdzie znajdę moduł Automatyzacji?

Funkcję automatyzacji znajdziesz w dwóch miejscach:

• W głównej zakładce Automatyzacje w menu konkretnego projektu.

• Bezpośrednio na wybranej tablicy zadań, pod przyciskiem Automatyzacja.

Tworzymy pierwszą automatyzację: Krok po kroku

Zasada działania jest niezwykle prosta i opiera się na logice „Jeśli wydarzy się X, to zrób Y”. Zobaczmy, jak to wygląda w praktyce na dwóch popularnych przykładach.

Przykład 1: Automatyczne tworzenie zadania po zakończeniu innego

Wyobraź sobie sytuację: za każdym razem, gdy kończysz zadanie dla klienta, musisz pamiętać o wystawieniu faktury. Zautomatyzujmy to!

1. Wejdź w moduł Automatyzacji i kliknij „Nowa automatyzacja”.
   

2. Skupimy się na automatyzacji zadań. Wybierz wyzwalacz, czyli akcję, która rozpocznie automatyzację.

   • W sekcji „Kiedy na zadaniu…” wybierz warunek: „Zmień kolumnę na”.

   • Jako kolumnę wskaż „Zakończone”.
     

   Co to oznacza? Nasza automatyzacja uruchomi się za każdym razem, gdy dowolne zadanie na wybranej tablicy trafi do kolumny „Zakończone”.

3. Teraz zdefiniuj akcję, która ma się wydarzyć.

   • Kliknij „Dodaj akcję” i wybierz „Utworzenie zadania”.

   • Skonfiguruj szczegóły nowego zadania:

     • Nazwa zadania: np. „Wystawić fakturę dla klienta”.

     • Projekt, Etap, Tablica: Możesz zostawić te same lub wskazać zupełnie inny projekt!

     • Osoba przypisana: Wskaż osobę odpowiedzialną za fakturowanie (np. z działu księgowości).

     • Etykieta: Dodaj etykietę, np. „Faktura”, dla lepszej organizacji.

     • Szablon zadania: Możesz też wczytać gotowy szablon zadania z predefiniowaną treścią czy checklistą.
       

4. Ustawienia zaawansowane (opcjonalnie):

   • Kliknij w przycisk „Zaawansowane”, aby nadać swojej automatyzacji unikalną nazwę, ustawić interwał jej działania lub limit wykonań. Na początek możemy pozostawić te pola puste.

5. Zapisz i gotowe! Twoja automatyzacja jest aktywna. Od teraz, gdy przesuniesz dowolne zadanie do kolumny „Zakończone”…

   …system automatycznie utworzy zadanie „Wystawić fakturę dla klienta” i przypisze je do odpowiedniej osoby, która otrzyma powiadomienie. Proste, prawda?
   

Przykład 2: Automatyczne powiadomienie dla innego zespołu

Często zdarza się, że zakończenie jednego zadania jest sygnałem do rozpoczęcia pracy dla kogoś innego. Zamiast pisać maile czy wiadomości na czacie, stwórzmy automatyczne powiadomienie!

1. Ponownie utwórz nową automatyzację, a jako wyzwalacz ustaw: „Kiedy zadanie zostanie zakończone”.

2. Jako akcję do wykonania wybierz „Wysłanie powiadomienia”.

3. Skonfiguruj powiadomienie:

   • Typ powiadomienia: Wybierz, jak ma być dostarczone (np. tylko w przeglądarce, jako e-mail).

   • Treść wiadomości: Wpisz komunikat, np. „Możecie rozpoczynać prace nad kolejnym etapem!”.

   • Odbiorcy: Wskaż konkretne osoby lub całe zespoły, które mają otrzymać notyfikację. Co ważne, mogą to być osoby z zupełnie innej tablicy lub projektu!
     
     

4. Zapisz automatyzację.

   Teraz, gdy tylko zakończysz zadanie, wskazana osoba (w naszym przykładzie Marta) natychmiast otrzyma powiadomienie w przeglądarce z Twoją wiadomością i będzie mogła płynnie przejąć pracę.

Podsumowanie

Moduł Automatyzacji to niezwykle elastyczne narzędzie, które możesz dostosować do unikalnych procesów w Twojej firmie. Zachęcamy Cię do eksperymentowania! Zastanów się, które powtarzalne czynności zabierają Ci najwięcej czasu i spróbuj je zautomatyzować.

Masz ciekawy pomysł na automatyzację? A może potrzebujesz pomocy w konfiguracji? Daj nam znać! Jesteśmy tu, aby Ci pomóc.