Jak działa moduł KSeF w IC Project?
Obsługa faktur zakupowych i sprzedażowych z KSeF w IC Project
Moduł KSeF w IC Project pozwala pracować z fakturami pobranymi bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu możesz pobierać faktury zakupowe i sprzedażowe, analizować ich dane, pobierać pliki oraz szybko tworzyć na ich podstawie koszty lub przychody w projektach.
1. Przejście do modułu KSeF
Aby przejść do modułu KSeF, wybierz z lewego menu sekcję Finanse, a następnie kliknij nową zakładkę KSeF.
Domyślnie zakładka KSeF jest dostępna tylko dla administratorów konta. Administrator może jednak dostosować dostęp do tego modułu w zarządzaniu uprawnieniami.
2. Uprawnienia do modułu KSeF
W module zarządzania uprawnieniami pojawiła się dodatkowa sekcja dotycząca KSeF. Dzięki niej możesz określić, którzy użytkownicy mają dostęp do modułu oraz jakie działania mogą w nim wykonywać.
Pozwala to lepiej kontrolować pracę z fakturami i dopasować dostęp do roli konkretnej osoby w firmie.
Standardowo dostęp do zakładki KSeF w module finansowym ma tylko administrator całego konta organizacji. Jeśli chcesz, aby dostęp otrzymał poszczególny użytkownik, musisz dostosować jego uprawnienia we wspomnianym module.
3. Widok modułu KSeF
Zakładka KSeF dzieli się na trzy główne sekcje:
- Faktury zakupowe – faktury kosztowe pobierane z KSeF,
- Faktury sprzedażowe – faktury sprzedażowe/przychodowe pobierane z KSeF,
- Konfiguracja – miejsce, w którym łączysz IC Project z KSeF za pomocą tokena.
Sekcja konfiguracji odpowiada za połączenie konta IC Project z Krajowym Systemem e-Faktur. Aby korzystać z pobierania faktur, integracja musi być wcześniej aktywna i poprawnie zweryfikowana.
4. Pobieranie faktur zakupowych z KSeF
Aby pobrać faktury zakupowe, przejdź do sekcji Faktury zakupowe i kliknij przycisk Pobierz z KSeF.
Następnie wybierz zakres dat, z którego chcesz pobrać faktury. System pobierze wszystkie faktury zakupowe dostępne w KSeF dla wybranego okresu.
Po kilku sekundach faktury pojawią się na liście. W widoku zobaczysz między innymi:
- dane faktury,
- kwoty,
- numer KSeF,
- daty,
- możliwość pobrania pliku faktury.
Dzięki temu nie musisz ręcznie przenosić danych z zewnętrznych systemów ani logować się osobno do KSeF, aby sprawdzić podstawowe informacje o fakturze.
5. Dodawanie kosztu z faktury zakupowej
Najważniejszą opcją przy fakturach zakupowych jest możliwość szybkiego utworzenia kosztu.
Aby to zrobić, kliknij przycisk Dodaj koszt przy wybranej fakturze.
System otworzy formularz dodawania nowego kosztu. Część danych zostanie uzupełniona automatycznie na podstawie faktury, aby ograniczyć ręczne wprowadzanie informacji.
W formularzu możesz:
- sprawdzić dane pobrane z faktury,
- zmienić lub uzupełnić wybrane informacje,
- usunąć dane, których nie chcesz przenosić do kosztu,
- wybrać kategorię kosztu,
- przypisać koszt do odpowiedniego projektu.
Koszt możesz przypisać nie tylko do całego projektu, ale również głębiej — na przykład do etapu, tablicy lub konkretnego zadania. Dzięki temu koszt trafia dokładnie w to miejsce, którego rzeczywiście dotyczy.
6. Wybór pozycji z faktury
Podczas dodawania kosztu możesz zdecydować, które pozycje z faktury mają zostać uwzględnione.
To przydatne w sytuacji, gdy jedna faktura dotyczy kilku różnych obszarów, projektów lub zadań. Możesz wybrać jedną, dwie lub kilka konkretnych pozycji, a dane w formularzu będą aktualizować się automatycznie.
Dzięki temu możesz utworzyć koszt tylko dla wybranej części faktury, bez potrzeby ręcznego przeliczania wartości.
7. Powiązanie kosztu z fakturą i kontrahentem
Po dodaniu kosztu zobaczysz jego powiązanie bezpośrednio na liście faktur, w kolumnie Koszty.
Dzięki temu od razu widzisz, które faktury zostały już rozliczone jako koszty w IC Project, a które wymagają jeszcze działania. Ponadto, do każdej pobranej faktury zostanie dodany w module CRM automatycznie dodany kontrahent, a faktura zostanie powiązana z dodanym kontrahentem. W formularzu dodawanego kosztu, zobaczysz również wybranego kontrahenta z pobranej faktury.
Jeżeli chcesz dodać kolejny koszt do tej samej faktury, kliknij ikonę trzech kropek po prawej stronie i wybierz opcję utworzenia kolejnego kosztu.
To pozwala rozbić jedną fakturę na kilka kosztów i przypisać je do różnych miejsc w systemie.
8. Faktury sprzedażowe w KSeF
Sekcja Faktury sprzedażowe działa analogicznie do faktur zakupowych.
Możesz pobrać faktury sprzedażowe z KSeF, wybierając przycisk Pobierz z KSeF oraz odpowiedni zakres dat. Po pobraniu faktury pojawią się na liście wraz z najważniejszymi danymi, numerem KSeF, datami, kwotami oraz możliwością pobrania pliku.
Najważniejszą różnicą jest to, że z faktur sprzedażowych możesz tworzyć przychody.
Klikając opcję dodania przychodu, system otworzy formularz tworzenia nowego przychodu na podstawie danych z faktury. Podobnie jak w przypadku kosztów, wiele informacji zostanie uzupełnionych automatycznie, a Ty możesz je zmienić lub uzupełnić według potrzeb.
Przychód możesz przypisać do odpowiedniego projektu lub jego konkretnej części, aby zachować pełną kontrolę nad wynikiem finansowym.
Pamiętaj, że IC Project pozwala również wystawiać faktury, który możesz wysłać do KSeF.
9. Co daje rozszerzona integracja z KSeF?
Rozszerzona integracja z KSeF pomaga szybciej pracować z dokumentami finansowymi i ogranicza ręczne przepisywanie danych.
W praktyce zyskujesz:
- jedno miejsce do obsługi faktur zakupowych i sprzedażowych,
- szybkie pobieranie faktur z KSeF za wybrany okres,
- możliwość pobrania pliku faktury bezpośrednio z IC Project,
- automatyczne uzupełnianie danych przy tworzeniu kosztów i przychodów,
- przypisywanie kosztów i przychodów do projektów, etapów, tablic lub zadań,
- możliwość tworzenia kosztów z konkretnych pozycji faktury,
- widoczne powiązanie faktury z dodanym kosztem lub przychodem,
- możliwość wystawiania faktur z systemu i opcję wysyłki do KSeF,
- większą kontrolę nad finansami projektowymi bez pracy w kilku osobnych systemach.
Dzięki temu KSeF w IC Project nie służy tylko do pobierania faktur, ale realnie wspiera codzienną pracę z kosztami, przychodami i rozliczeniami projektowymi.
