Jak wystawić fakturę?

Proces wystawiania faktury VAT i Proforma w IC Project jest identyczny.

Z lewego menu przejdź do sekcji Finanse. Domyślnie zostaniesz przeniesiony do zakładki Faktury. 

Kliknij w przycisk  następnie zdecyduj jaką fakturę chcesz wystawić: VAT czy Proformę? Kliknij w odpowiedni box. 

Teraz zostaniesz przeniesiony do sekcji służącej do wystawiania faktur. Spójrz na poniższy screen. Zaznaczyliśmy na nim trzy obszary różnymi kolorami.

W obszarze czerwonym uzupełniasz podstawowe dane takie jak:

• Numer faktury
• Sprzedawcę
• Nabywcę
• Wystawiający

Uwaga! Numer faktury, sprzedawca, a także nabywca może być wpisany ręcznie lub automatycznie uzupełniony. O tym w dalszej części artykułu.

W obszarze niebieskim uzupełniasz dane według widocznych pól m.in. data wystawienia / sprzedaży, termin płatności, miejsce wystawienia itp. 
Możesz także zdecydować czy faktura ma zostać podpięta do projektu. Jeśli tak, wybierasz projekt, etap i wybraną tablicę. Pamiętaj, że kwota faktury zostanie uwzględniona w finansach projektu jako przychód wykonany i będzie miało to wpływ na wynik finansowy.

Obszar zielony to miejsce, w którym wpisujesz towar / usługę, określasz ich ilość oraz wartość. W lewym dolnym rogu możesz dodać także notatkę do faktury. Po prawej stronie masz z kolei podsumowanie wartości wystawianej faktury. 

Ręczne wpisywanie podstawowych danych

Wystawiając fakturę możesz ręcznie uzupełnić numer faktury, sprzedawcę oraz nabywcę.

Aby wpisać ręcznie numer faktury kliknij w  w górnej części formularza dotyczącej numeru i wybierz opcję wpisz numer ręcznie.

Uzupełniając dane sprzedawcy także kliknij w  wypełnij wyskakujące okno i zatwierdź.

Z uzupełnieniem danych nabywcy postępuj w ten sam sposób jak z danymi sprzedawcy.

Automatyczne wpisywanie podstawowych danych

Numer faktury, sprzedawca, a także nabywca może zostać wpisany automatycznie. Jak to zrobić? 

Numer faktury nadawany automatycznie

Aby było możliwe automatyczne nadawanie numerów faktur należy najpierw skonfigurować numerację w ustawieniach systemowych IC Project. Tę czynność należy wykonać raz,  a w przyszłości system sam będzie nadawał wskazaną automatyczną numerację.

Kliknij w swój awatar w prawym górnym rogu i wybierz Ustawienia, następnie wejdź do sekcji Finanse i kliknij w Numeracja.

Kliknij w  i wybierz dokument, do którego chcesz utworzyć numerację, np. . Otworzy Ci się okno konfiguracji numeracji, które należy uzupełnić według potrzeb.

Najważniejszym elementem w tym oknie jest generator i dostępne zmienne.

Wszystkie te elementy ustawiasz za pomocą przeciągania myszką (drag & drop). Ustaw je w kolejności takiej jakiej potrzebujesz. Możesz dodać także nowy element, np. dodatkowe oznaczenie czy symbol faktury.

W miarę jak uzupełniasz pozostałe pola, na samym dole widzisz podgląd tworzonej numeracji. W nazwie dokumentu wpisz nazwę numeracji, która będzie wyświetlana w ustawieniach systemowych. Pozostałe pola uzupełnij według potrzeb. Gdy uzupełnisz dane kliknij . Gotowe! Numeracja dla faktury VAT została utworzona. 

W ten sam sposób utworzysz numerację dla korekty faktury VAT lub Proformy.

Uwaga! Zaznacz w ustawieniach, która numeracja będzie domyślna. Oznacz ją gwiazdką. Wybrana numeracja będzie automatycznie nadawana podczas wystawiania faktury.

Sprzedawca nadawany automatycznie

Sprzedawca to nic innego jak dane Twojej firmy. Uzupełnij je w ustawieniach systemowych IC Project. Wypełnione powinny zostać zakładki:

• Moja firma – podstawowe informacje
• Moja firma – lokalizacje
• Moja firma – konta bankowe

Kliknij w swój awatar w prawym górnym rogu i wybierz Ustawienia, następnie wejdź do sekcji System i kliknij w Moja firma – podstawowe informacje.

W tej sekcji uzupełnij poszczególne pola danymi Twojej firmy. 

Możesz także dodać logo swojej firmy. Kliknij w symbol   po prawej stronie. Zaznaczyliśmy na czerwono obszar, w którym możesz dodać logo.

 Dodaj logo do obszaru okna i kliknij .

Jeżeli uzupełnij dane Twojej firmy i / lub dodasz swoje logo kliknij w  na dole strony. Twoje zmiany zostaną zapisane.

Teraz przejdź do zakładki Moja firma – lokalizacje. Kliknij w  uzupełnij dane i zaznacz jako domyślna lokalizacja i .

Ostatni element to zakładka Moja firma – konta bankowe. Kliknij w  również uzupełnij poszczególne pola i zaznacz jako domyślne konto bankowe i .

Jeżeli poprawnie wykonasz powyższe czynności podczas wystawiania faktury dane sprzedawcy, numer rachunku i dane wystawiającego zostaną automatycznie uzupełnione.

Nabywca nadawany automatycznie

Jeżeli wystawiasz faktury z poziomu sekcji Finanse musisz wskazać nabywcę za pomocą   Klikając w ten symbol wybierz nabywcę lub wpisz dane ręcznie i . 

Jeżeli natomiast wystawiasz fakturę z poziomu CRM > wybrany nabywca > Faktury, wtedy pole nabywcy zostanie automatycznie uzupełnione.