Come funziona l'integrazione avanzata con KSeF?

Come funziona il modulo KSeF in IC Project?

Gestione delle fatture di acquisto e vendita da KSeF nel IC Project

Il modulo KSeF in IC Project consente di lavorare con fatture scaricate direttamente dal sistema nazionale di fatturazione elettronica della Polonia. È possibile scaricare fatture di acquisto e vendita, analizzare i loro dati, scaricare file e utilizzarli rapidamente per creare costi di progetto o ricavi.

1. Apertura del modulo KSeF

Selezionare Finanza nel menu a sinistra, quindi fare clic sulla nuova scheda KSeF.

Per impostazione predefinita, la scheda KSeF è disponibile solo per gli amministratori degli account. Un amministratore può modificare l'accesso a questo modulo nella gestione dei permessi.

2. Permessi del modulo KSeF

La gestione dei permessi include una nuova sezione per KSeF. Consente di specificare quali utenti possono accedere al modulo e quali azioni possono eseguire.

Questo ti dà più controllo sulla gestione delle fatture e consente di personalizzare l'accesso al ruolo di ogni persona nell'azienda.

Per impostazione predefinita, solo l'amministratore dell'intero account dell'organizzazione ha accesso alla scheda KSeF nel modulo Finanza. Per concedere l'accesso a un singolo utente, modificare le autorizzazioni nel modulo descritto sopra.

3. La vista del modulo di KSeF

La scheda KSeF ha tre sezioni principali:

1. Fatture d'acquisto Le fatture di spesa di KSeF scaricate da KSeF.
2. Fatture di vendita Fatturazioni di vendita/revenue scaricate da KSeF.
3. Configurazione del token in cui si collega il IC Project a KSeF usando un token.

La sezione di configurazione collega l'account IC Project al sistema nazionale di fatturazione elettronica. Prima di poter scaricare le fatture, l'integrazione deve essere attiva e verificata con successo.

4. Scaricare le fatture di acquisto da KSeF

Aprire le fatture di acquisto e fare clic su Scarica da KSeF.

Selezionare l'intervallo di date per le fatture che si desidera scaricare. Il sistema recupererà tutte le fatture di acquisto disponibili in KSeF per quel periodo.

Dopo pochi secondi, le fatture appariranno nell'elenco. La vista include:

1. i dati relativi alla fattura,
2. importi,
3. il numero KSeF,
4. le date,
5. un'opzione per scaricare il file fattura.

Non è necessario trasferire i dati manualmente da sistemi esterni o accedere a KSeF separatamente per controllare le informazioni di base sulla fattura.

5. Creare un costo da una fattura di acquisto

Una caratteristica chiave delle fatture di acquisto è la possibilità di creare un costo rapidamente.

Fare clic su Aggiungi costo accanto alla fattura selezionata.

Il sistema apre un modulo per creare un nuovo costo. Alcuni campi vengono compilati automaticamente dalla fattura per ridurre l'inserimento manuale dei dati.

Nella forma, è possibile:

1. verificare i dati tratti dalla fattura,
2. modificare o completare le informazioni selezionate,
3. rimuovere i dati che non si desidera includere nel costo,
4. scegliere una categoria di costi,
5. assegnare il costo al progetto appropriato.

È possibile assegnare un costo all'intero progetto o ad un livello più specifico, come una fase, una scheda o un'attività individuale. Questo pone il costo esattamente dove appartiene.

6. Selezione degli articoli di fattura

Quando si aggiunge un costo, è possibile decidere quali voci fattura da includere.

Questo è utile quando una fattura copre diverse aree, progetti o attività. Selezionare uno, due o più elementi specifici, e il modulo verrà aggiornato automaticamente.

È quindi possibile creare un costo per solo una parte di una fattura senza ricalcolare manualmente gli importi.

7. Collegamento dei costi alla fattura e al contraente

Una volta aggiunto un costo, il suo link appare direttamente nella lista delle fatture, nella colonna Costi.

È possibile vedere immediatamente quali fatture sono già state registrate come costi nel IC Project e che hanno ancora bisogno di attenzione. Un contraente viene anche aggiunto automaticamente al modulo CRM per ogni fattura scaricata, e la fattura è collegata a tale contraente. Il modulo di costo mostra anche il contraente selezionato dalla fattura scaricato.

Per aggiungere un altro costo alla stessa fattura, fare clic sull'icona a tre punti sulla destra e scegliere l'opzione per creare un altro prezzo.

Questo consente di dividere una fattura in diversi costi e assegnarli a luoghi diversi nel sistema.

8. Fatture di vendita in KSeF

La sezione fatture di vendita funziona in modo simile alle fatture di acquisto.

Fare clic su Scarica da KSeF e selezionare un intervallo di date per recuperare le fatture di vendita. Le fatture scaricate appaiono nell'elenco con i dettagli chiave, il loro numero di KSeF, le date, gli importi e l'opzione per scaricare il file.

La differenza principale è che le fatture di vendita possono essere utilizzate per creare ricavi.

Scegliere l'opzione per aggiungere entrate apre un modulo basato sui dati della fattura. Come per i costi, molti campi sono completati automaticamente, e si può modificare o aggiungere informazioni se necessario.

È possibile assegnare le entrate al progetto appropriato o una parte specifica di esso per mantenere il pieno controllo dei suoi risultati finanziari.

Ricorda che IC Project ti permette anche di emettere fatture e inviarle a KSeF.

9. Che cosa offre l'integrazione estesa di KSeF?

L'integrazione estesa di KSeF aiuta a elaborare i documenti finanziari più velocemente e riduce l'inserimento manuale dei dati.

In pratica, si ottiene:

1. un luogo per gestire le fatture di acquisto e di vendita,
2. download veloce della fattura da KSeF per un periodo selezionato,
3. la possibilità di scaricare i file fattura direttamente dal IC Project,
4. inserimento automatico dei dati nella creazione di costi e ricavi,
5. l'assegnazione dei costi e delle entrate a progetti, fasi, consigli o compiti,
6. la capacità di creare costi da voci di fattura specifiche,
7. collegamenti visibili tra le fatture e i loro costi o ricavi,
8. la possibilità di emettere fatture nel sistema e di inviarle a KSeF,
9. un maggiore controllo sulle finanze dei progetti senza operare in diversi sistemi separati.

KSeF in IC Project fa quindi più che scaricare fatture: supporta il lavoro quotidiano con costi, ricavi e insediamenti di progetti.