Integracja IC Project z Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Integracja IC Project z KSeF umożliwia pobieranie faktur przychodowych bezpośrednio z KSeF oraz wysyłkę faktur VAT wystawionych w IC Project do KSeF – bez potrzeby korzystania z zewnętrznych programów.

1. Uruchomienie integracji z poziomu faktur

Integrację z KSeF rozpoczynasz bezpośrednio w module Faktury.
Na górze listy faktur widoczny jest nowy przycisk „Integruj z KSeF”.

👉 Kliknięcie przycisku przenosi Cię do ustawień integracji.

2. Konfiguracja integracji w ustawieniach

W ustawieniach systemu pojawia się nowa sekcja Integracja z KSeF.

Aby połączyć IC Project z KSeF:

1. Zaloguj się do Krajowego Systemu e-Faktur na stronie www.ksef.mf.gov.pl (ksef.mf.gov.pl)
2. Po zalogowaniu przejdź do zakładki „Tokeny” i wybierz „Generuj token”
3. Wprowadź nazwę tokena i zaznacz wszystkie dostępne pozycje na liście, aby nadać mu pełne uprawnienia.
4. Skopiuj wygenerowany token do dostępnego pola w IC Project i kliknij „Integruj z KSeF”

Token należy wygenerować bezpośrednio na stronie:
👉 https://ksef.mf.gov.pl/web/

3. Weryfikacja tokena i aktywacja synchronizacji

Po zapisaniu danych:

1. Token automatycznie trafia w status „w trakcie weryfikacji”,
2. Po kilku chwilach system sam potwierdzi jego poprawność.

Po pozytywnej weryfikacji możesz:

1. Aktywować cykliczną synchronizację faktur przychodowych z KSeF,
2. Wskazać konkretną godzinę, kiedy synchronizacja będzie wykonywana w tle.

Od tego momentu IC Project może regularnie pobierać faktury przypisane do tej firmy.

4. Pobieranie faktur z KSeF

Po aktywnej integracji na liście faktur pojawia się nowy przycisk:
„Pobierz z KSeF”

Kliknięcie przycisku:

1. Otwiera widok pobierania, który pozwala wybrać zakres dat dla pobrania faktur z KSeF,
2. Umożliwia pobranie wszystkich faktur przychodowych dostępnych w KSeF dla danej firmy.

Pobrane faktury trafiają bezpośrednio na listę faktur w IC Project.

5. Wysyłka faktur do KSeF z IC Project

IC Project umożliwia:

1. Tworzenie faktur VAT bezpośrednio w systemie,
2. Wysyłkę tych faktur do KSeF jednym kliknięciem.

Na liście faktur dostępny jest przycisk:
„Wyślij do KSeF”

Po wysyłce system:

1. Sprawdza aktualny status wysyłki faktury,
2. Umożliwia pobranie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)

6. Ograniczenia dla faktur zewnętrznych

Faktury:

1. Wystawione w innym programie,
2. A następnie pobrane z KSeF do IC Project,

mają następujące możliwości:

• ✅ można je podejrzeć,
• ✅ można je przypisać do projektu jako przychód,
• ❌ nie można ich edytować ani ponownie wysyłać do KSeF.

To zabezpiecza spójność danych z systemem źródłowym.

Co daje integracja w praktyce?

1. Jedna lista faktur – bez logowania się do wielu systemów,
2. Automatyczny import faktur przychodowych,
3. Bezpieczna wysyłka faktur VAT do KSeF,
4. Pełna kontrola statusów i UPO,
5. Możliwość przypinania faktur do projektów i rozliczeń.