Moduł obłożenia to kompleksowe rozwiązanie, które połączone jest z wieloma innymi modułami i możliwościami całego IC Project. Wprowadzimy Cię teraz ogólnie w etapy, które musisz wykonać chronologicznie, aby pracować efektywnie z modułem obłożenia.
Co muszę zrobić, aby zarządzać obłożeniem?
1. Wyznacz dni wolne w całej firmie.
Pierwszy etap to wyznaczenie dni wolnych w całej firmie. To pozwoli skutecznie eliminować dni, kiedy Twoja firma nie pracuje z wyliczania obłożenia dla wybranych użytkowników. Aby to zrobić, przejdź do Ustawienia -> Kalendarz/Nieobecności -> Dni wolne. W tym miejscu kliknij wybrane dni z kalendarza, aby odznaczyć te dni, jako wolne. System pobierze to do modułu obłożenia, ale także pokaże na kalendarzu w IC Project, aby ułatwić pracę zespołową i minimalizować błędy.
2. Ustaw dostępność dzienną dla każdego z pracowników.
Dostępność to wyznaczenia ilości godzin, którą standardowo pracuje każdy z pracowników w Twojej firmie. Dla przykładu najczęstsza dostępność to 8h/dzień, aczkolwiek jest to zależne od specyfiki danej organizacji. Aby wyliczyć obłożenie, musimy to wiedzieć. W tym aspekcie jesteśmy bardzo elastyczni, i dajemy możliwość, aby dostępność każdego pracownika była inna. Wystarczy, że raz to zrobisz, a system będzie pamiętał dostępność każdego użytkownika.
Aby wyznaczyć dostępność, przejdź do Ustawienia -> Użytkownicy -> Dostępność.
3. Planuj czas pracy dla wybranych użytkowników na poziomie zadania.
Obłożenie będzie oferować swoje możliwości, jeśli tylko będziesz planować czas pracy na poziomie zadań dla swoich pracowników. To bardzo proste. Wystarczy, że klikniesz wybrane zadanie, a następnie odnajdziesz nową zakładkę Obłożenie. To miejsce, które pozwala zaplanować czas pracy dla całego zadania, ale przede wszystkim dla konkretnych użytkowników. Wpisz, ile przeznaczasz czasu na to zadanie dla przykładowego Jana Kowalskiego, czy Marka Nowaka. To kluczowa informacja dla naszego algorytmu.
4. Sprawdź dokładne daty na zadaniu (start -> termin wykonania).
Jeśli czas został zaplanowany, musisz dodatkowo zweryfikować odpowiednie daty na poziomie zadania. To kolejne istotna informacja do wyliczenia obłożenia. Zaplanuj, ile czasu ma trwać zadanie (czyli kiedy się rozpocznie, i kiedy przypada jego termin zakończenia). Czas trwania zadania będzie wyliczony w prosty sposób, np. jeśli zadanie rozpoczyna się 25.10.2023, a kończy 27.10.2023, jego czas trwania to 3 dni. Jest to po prostu interwał między datą startu a terminem.
I teraz możesz już przejść do modułu obłożenia i zarządzać planem pracy 🙂
