Aby dostosować role swoim pracownikom, musimy wykonać dwa kroki.

Pierwszy to stworzenie odpowiednich ról i nadanie odpowiednich uprawnień.

Drugi krok – nadanie tych uprawnień konkretnym pracownikom w sekcji pracownicy na lewym menu.

Aby szczegółowo dostosować role w IC Project, możemy przyjąć różne metodologie.

Najczęściej jednak nasi klienci tworzą role według stanowisk, jakie zajmują ich pracownicy w firmie. Możecie bardzo szczegółowo stworzyć role nawet dla konkretnego pracownika z imieniem i nazwiska.

Jeżeli z kolei wasza struktura firmowa nie jest bardzo rozbudowana, być może wystarczą wam dwie role – pracownik i kierownik projektu. Ostateczną decyzję zostawiamy wam.

Zanim przejdziemy do przykładowego dostosowania nowej roli, powiem, że nowo dodany pracownik do IC Project ma minimalne uprawnienia.

Co to znaczy? Wszystkie switche ma wyłączone.

Dla naszego przykładu dodajmy sobie nowe uprawnienie, na przykład kierownik budowy.

I zacznijmy od samego początku.

Użytkownicy:

• Wyświetlanie: Generalnie wszyscy pracownicy, którzy są dodani poprzez lewe menu

  w sekcji pracownicy, mają dostępny moduł pracownicy, mają do niego wgląd.

  Natomiast ta sytuacja związana z wyświetlaniem użytkowników dotyczy osób kontaktowych z bazy CRM. Jeżeli zdecydujecie się na dodanie ich do systemu IC Project, po to, aby z nimi współpracować i z jakichś powodów wasz kontrahent ma mieć dostęp do menu pracownicy po lewej stronie, to faktycznie trzeba mu włączyć wyświetlanie. Takiej osobie pojawi się menu pracownicy.

• Tworzenie: Jeżeli nasz przykładowy kierownik budowy miałby mieć włączone tworzenie,

  to oznacza, że będzie mógł do IC Project dodać nowych pracowników, ale w bezpieczny sposób. Co to znaczy?

  Będzie mógł uzupełnić dane imię, nazwisko, stawkę godzinową, przypisać zespół czy też stanowisko, ale nie będzie mógł nadać uprawnień takiemu pracownikowi.

  Możemy mu umożliwić taką opcję rozszerzając uprawnienia.

  UWAGA! Osoba, która posiada w uprawnieniach „Tworzenie” użytkowników (bez włączonej opcji „Zarządzanie użytkownikami”) jeżeli stworzy nowego pracownika, nie będzie mogła go edytować, ani nie usunie pracownika z bazy.

• Zarządzanie użytkownikami: Przy tej opcji będziemy mogli dodać nowych pracowników do systemu, będziemy mogli edytować już istniejących, a także usuwać pracowników z bazy. Nie nadamy mu jednak uprawnień. 
• UWAGA! Jeżeli zezwolimy pracownikowi na nadawanie uprawnień nowym pracownikom, owszem, będziemy mogli nadać uprawnienie danemu pracownikowi, ale nie nadamy  najwyższych uprawnień – admina.
• Oczywiście adminów w systemie może być więcej, ale taką rolę będzie mógł nadać sam admin.

•  
• Zarządzania uprawnieniami: Taka osoba dostanie się do ustawień systemowych i do sekcji uprawnień. Taka osoba będzie mogła dodawać nowe uprawnienia, a także edytować istniejące role, włączając lub wyłączając odpowiednie switche.
•  

CRM:

Jeżeli pracownik nie ma włączonego żadnego switcha, nie pojawi mu się moduł CRM na lewym menu.

• Podgląd kontrahentów: Pracownik będzie miał dostęp do modułu CRM, będzie miał wgląd do wszystkich kontrahentów, ale będzie to widok ograniczony. Będzie to widok np. danych teleadresowych, osób kontaktowych czy też kalendarza.
•  

• Tworzenie: To oznacza, że pracownik może dodawać nowych kontrahentów i od razu może nimi zarządzać, ale tylko swoimi. Nie będzie mógł jednak zarządzać kontrahentami stworzonymi przez innych czy też dodanymi w przeszłości. 
•  

• Zarządzanie: Przy tej konfiguracji pracownik ma dostęp do wszystkich kontrahentów w module CRM, może nimi w pełni zarządzać, może dodawać nowych, a także może usuwać kontrahentów z bazy CRM.
•  

Projekty:

• Minimalne uprawnienia (wszystkie switche wyłączone): Dla przykładu załóżmy, że mamy pracownika Jana Kowalskiego.
• Przyjmijmy, że w IC Project prowadzicie 10 projektów. Każdy z projektów jest bardzo rozbudowany, po 10 tablic zadaniowych. Jeżeli Jan Kowalski nie uczestniczy w żadnym z projektów, wchodząc do sekcji projekty na lewym menu, nie zobaczy żadnego projektu.
• Nawiasem mówiąc, bardzo dużo naszych klientów pracuje na minimalnych uprawnieniach pracowników.
• To oznacza, że projekt manager, osoba zarządzająca projektami, kieruje takiego pracownika do konkretnego projektu, w konkretne jego miejsce. Dla przykładu, jeżeli Jana Kowalskiego chcecie wykorzystać w projekcie numer 1 i w tablicy zadaniowej numer 1, co zobaczy Jan Kowalski po zalogowaniu? Wchodząc (poprzez lewe menu) do projektów, zobaczy, że jest projekt numer 1, a w nim tylko tablica numer 1, bo do niej został przypisany. Nie będzie miał  świadomości, że w tym projekcie jest jeszcze 9 innych tablic zadaniowych, a także, że prowadzicie 9 innych projektów w systemie. To jest pierwsza możliwość, tzw. zwane minimalne uprawnienia.

• Podgląd: Jeżeli nasz przykładowy Jan Kowalski otrzyma podgląd w sekcji projekty,
• to oznacza, że po zalogowaniu będzie widział wszystkie projekty i wszystkie dane w tym projekcie, natomiast nie będzie mógł niczego edytować. To jest sam podgląd.
•  
• Tworzenie: Jeżeli Jan Kowalski otrzyma uprawnienie do tworzenia projektów, to faktycznie w IC Project założy nowy projekt i uwaga, od razu będzie mógł nim zarządzać. Natomiast nie będzie mógł zarządzać projektami stworzonymi przez innych, czy też w przeszłości. 
• To rozwiązanie jest optymalnym rozwiązaniem, kiedy różne działy z Waszej firmy pracują w IC Project. 
• Na przykład: dział marketingu dodaje swoje projekty i widzi swoje. Dział administracyjny dodaje swoje projekty i widzi swoje. Dział handlowy dodaje swoje projekty i widzi swoje. Jeżeli w ten sposób chcecie rozdzielić prowadzone przez Was projekty dla różnych działów, jest to rekomendowane przez nas uprawnienie.

• Zarządzanie operacyjne: To oznacza, że Jan Kowalski będzie mógł zarządzać w pełni wszystkimi projektami w IC Project z pominięciem modułu finanse w tych projektach. 
•  
• Zarządzanie: jest to najwyższy stopień uprawnień jeżeli chodzi o projekty w IC Project. Taka osoba będzie mogła dodawać, edytować już istniejące, a nawet usuwać projekty z bazy. 
•  

Wiki, (baza wiedzy firmowej):

• Wyświetlanie: pojawi się moduł Wiki na lewym menu i pracownik będzie mógł zapoznać się z materiałami tam istniejącymi, pobrać np. załączniki.

•  
• Zarządzanie: pracownik otrzyma możliwość dodawania treści do modułu Wiki.

Finanse: 

Jeżeli żaden ze switchy nie zostanie włączony, pracownik nie zobaczy finansów na lewym menu.

• Podgląd kosztów: To oznacza, że pracownik wchodząc do sekcji finanse będzie mógł zapoznać się ze wszystkimi wprowadzonymi kosztami w IC Project. Nie będzie mógł ich dodawać, nie będzie mógł ich edytować.

•  
• Dodawanie kosztów: przy takiej konfiguracji pracownik będzie mógł dodawać koszty do IC Project i widzieć tylko te koszty, dodane przez siebie. 
•  
• Wyświetlania faktur: Jak sama nazwa wskazuje, pracownik otrzyma dostęp do faktur, ale tylko w wersji poglądowej.
•  
• Zarządzanie fakturami: pracownik otrzyma pełny dostęp do modułu fakturowego. Będzie mógł wystawić fakturę, a także wyświetlić wszystkie faktury i edytować już wystawione.
•  
• Zarządzanie: Taki pracownik otrzyma dostęp do wszystkich trzech zakładek w module finansowej. To jest faktury, koszty i przychody. Będzie miał możliwość pełnego zarządzania tymi zakładkami. 
•  

Kalendarz:

Każdy z pracowników ma dostęp do kalendarza, niezależnie od uprawnień.

• Zarządzanie: pracownik dodatkowo otrzyma uprawnienie do tworzenia nowych kategorii wydarzeń w systemie IC Project.

Nieobecności:

Jeżeli pracownik ma wyłączone zarządzanie, ma dostęp do modułu nieobecności w okrojonej wersji, tylko do podglądu wszystkich swoich wniosków urlopowych.

• Zarządzanie: taka osoba otrzyma możliwość dostosowywania ilości dni urlopowych pracowników, a także otrzyma możliwość akceptowania bądź też odrzucania wniosków urlopowych.

Raporty: 

Oczywiście jeżeli żaden ze switchy nie jest włączony, nie mamy dostępu do raportów.

Dostęp: 

Jeżeli mamy włączony sam „Dostęp” i dla przykładu wasz pracownik nie zarządza żadnym projektem, będzie mógł wygenerować dwa raporty: raport czasowy użytkownika, w tym wypadku dla siebie, a także raport nieobecności tylko dla siebie. Natomiast jeżeli ten pracownik zarządza chociażby jednym projektem, to w tej konfiguracji z włączonym dostępem będzie mógł wygenerować raport tylko dla tego projektu, na przykład raport finansowy, raport czasowy użytkowników, ale zaangażowanych tylko w tym projekcie,  którym zarządza, raport czasowy tego projektu, czy też raport czasowy względem etykiety i oczywiście wspomniany raport projektowy. 

Włączenie dostępu do konkretnych raportów: 

Jeżeli pracownik ma minimalne uprawnienia i włączymy mu na przykład switch raport czasowy użytkowników, otrzyma on pełny dostęp do tego raportu i będzie mógł wygenerować raport czasowy wszystkich użytkowników.

Włączony switch „Raporty nieobecności” tutaj dodatkowo wygeneruje raport nieobecności wszystkich użytkowników. „Raport finansowy” w tej konfiguracji pracownik dostaje pełny dostęp do raportu finansowego dla wszystkich projektów.

Zgłoszenia serwisowe: 

Jeżeli switch zarządzanie przy zgłoszeniach jest wyłączony, automatycznie zgłoszenia nie pojawią się pracownikowi na lewym menu.

• Zarządzanie: pracownik z tymi uprawnieniami staje się automatycznie operatorem zgłoszeń serwisowych. Na tej podstawie pracownik widzi wszystkie spływające zgłoszenia serwisowe waszych klientów, taka osoba będzie mogła je obsługiwać, będzie mogła tworzyć na tej podstawie zadania dla pracowników.

Obłożenie: 

Jeżeli pracownik ma włączone zarządzanie obłożeniem, pojawi mu się dostęp na lewym menu

• Zarządzanie: pracownik będzie mógł monitorować przeciążenie pracowników i dokonywać zmian w module obłożenia. Więcej na temat modułu obłożenia pracowników w IC Project mówimy w oddzielnym filmie.
•  

Pamiętajcie, że po najechaniu na konkretną ikonkę informacyjną dostaniecie skrót, czego dotyczy dane uprawnienie.